Die E-Rechnungspflicht ist die mit dem Wachstumschancengesetz eingeführte und in §14 UStG verankerte Pflicht, Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B) als strukturierte elektronische Dokumente nach der europäischen Norm EN 16931 auszutauschen. Der Empfang von E-Rechnungen ist seit dem 1. Januar 2025 für jedes deutsche Unternehmen Pflicht. Die Ausstellung wird zum 1. Januar 2027 Pflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz — und zum 1. Januar 2028 für alle B2B-Umsätze. Ein einfaches PDF genügt nicht. Dieser Ratgeber führt Shopify-Händler durch den kompletten Zeitplan: wer wann betroffen ist und was Sie 2026 einrichten sollten, damit die Frist ein Nicht-Ereignis bleibt.
Was rechtlich als E-Rechnung gilt
Seit das Wachstumschancengesetz §14 UStG neu gefasst hat, unterscheidet das Gesetz zwei Arten von Rechnungen:
- E-Rechnung: eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und der Norm EN 16931 entspricht (oder einem vereinbarten interoperablen Format). Praktisch heißt das: XRechnung (reines strukturiertes XML) oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in einem EN-16931-konformen Profil (ein PDF/A-3, in dem die Rechnungsdaten als XML eingebettet sind).
- Sonstige Rechnung: alles andere — Papier, ein PDF im E-Mail-Anhang, ein Scan. Rechtlich steht das PDF damit in derselben Kategorie wie Papier.
Genau das überrascht viele Händler: Die PDF-Rechnungen, die die meisten Shopify-Shops heute verschicken, sind keine E-Rechnungen im Sinne des Gesetzes. Sie bleiben nur in der Übergangszeit zulässig — und nur mit Zustimmung des Empfängers. Wer die Formate noch nicht kennt: Unser Ratgeber ZUGFeRD vs. XRechnung erklärt beide im Detail.
Der komplette Zeitplan
| Datum | Was sich ändert | Was das für Ihren Shopify-Shop bedeutet |
|---|---|---|
| 1. Jan 2025 | Jedes deutsche Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können (Übergangsregeln in §27 Abs. 38 UStG). Ihre Zustimmung ist nicht nötig — ein Lieferant darf einfach XRechnung oder ZUGFeRD schicken. | Gilt bereits. Sie brauchen einen Weg, strukturierte Lieferantenrechnungen zu empfangen und zu archivieren. Ein E-Mail-Postfach gilt als Mindestkanal. |
| 2026 | Übergangsjahr: Papier und PDF sind beim Ausstellen weiterhin erlaubt — mit Zustimmung des Käufers. | Das entscheidende Jahr. Ihr Umsatz 2026 bestimmt, ob Sie die Ausstellungspflicht 2027 trifft. Das richtige Jahr, um die Ausstellung in Ruhe einzurichten. |
| 1. Jan 2027 | Ausstellungspflicht für inländische B2B-Rechnungen, wenn Ihr Vorjahresumsatz (2026) über 800.000 € lag. | Über der Schwelle muss jede inländische B2B-Bestellung eine EN-16931-Rechnung erzeugen — die Zustimmungslösung entfällt. |
| 1. Jan 2028 | Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze, unabhängig vom Umsatz. | Der Endzustand: Jedes deutsche Unternehmen, das einem anderen deutschen Unternehmen eine Rechnung stellt, stellt eine E-Rechnung. |
Eine Feinheit, die man nicht oft genug wiederholen kann: Die 800.000-€-Schwelle bemisst sich am Vorjahr. Ob Sie ab dem 1. Januar 2027 ausstellen müssen, entscheidet Ihr Umsatz 2026 — deshalb ist 2026 das Jahr zum Handeln, nicht zum Abwarten.
Gilt die Pflicht für Ihren Shop?
Die Ausstellungspflicht betrifft inländisches B2B: Beide Parteien sind im Inland ansässige Unternehmen. B2C-Verkäufe sind nicht erfasst, und §19-UStG-Kleinunternehmer sind von der Ausstellung befreit — empfangen können müssen aber auch sie.
| Ihre Situation | Ab 2025 | Ab 2027 | Ab 2028 |
|---|---|---|---|
| Nur B2C (Endkunden) | Empfang muss möglich sein (Lieferantenrechnungen) | Keine Ausstellungspflicht für B2C | Keine Ausstellungspflicht für B2C |
| Auch B2B, Vorjahresumsatz ≤ 800.000 € | Empfang muss möglich sein | PDF/Papier weiterhin mit Zustimmung des Käufers erlaubt | Ausstellungspflicht für inländisches B2B |
| Auch B2B, Vorjahresumsatz > 800.000 € | Empfang muss möglich sein | Ausstellungspflicht für inländisches B2B | Ausstellungspflicht |
| §19-Kleinunternehmer | Empfang muss möglich sein | Von der Ausstellung befreit | Von der Ausstellung befreit (Empfang bleibt Pflicht) |
Zwei Praxis-Hinweise für den E-Commerce. Erstens: „Nur B2C" stimmt selten wörtlich. Eine einzelne Großbestellung, eine Firma, die über Ihren Shop Büromaterial kauft — schon ist dieser Umsatz B2B. Zweitens: Auch ohne Pflicht verlangen größere Geschäftskunden zunehmend strukturierte Rechnungen, weil ihre Buchhaltungssoftware sie automatisch verarbeitet. E-Rechnungen ausstellen zu können wird zur Selbstverständlichkeit, bevor es zur Pflicht wird.
Was Shopify von Haus aus mitbringt — und was nicht
Shopify ist hervorragend im Verkaufen und berechnet die Umsatzsteuer korrekt. Ein deutsches Rechnungssystem ist es nicht — mehrere Dinge, die die Pflicht voraussetzt, existieren in der Plattform schlicht nicht:
- Keine EN-16931-Ausgabe. Bestellbestätigungen und druckbare Belege sind weder XRechnung noch ZUGFeRD, und einen nativen E-Rechnungs-Generator gibt es nicht.
- Keine rechtsgültige Rechnungsnummer. Die Bestellnummer (
#1001) ist eine Shop-Referenz, nicht die lückenlose, nie wiederverwendete Rechnungsnummer, die die GoBD erwarten. Ein konformer Nummernkreis muss außerhalb von Shopify geführt werden. - Keine steuerliche Verkäufer-Identität. Im Shop-Profil gibt es kein Feld für USt-IdNr., Steuernummer oder Handelsregistereintrag — alles gehört auf eine deutsche Rechnung, und einiges davon ist in EN 16931 Pflicht.
- Bruttopreise müssen umgerechnet werden. Deutsche B2C-Shops verkaufen typischerweise inklusive Steuer. EN 16931 verlangt Netto-Positionsbeträge plus eine exakte USt-Aufschlüsselung je Steuersatz — Bruttopreise müssen centgenau zurückgerechnet werden, und die Validatoren prüfen, ob die Summen aufgehen.
- Kein gesetzliches Archiv. Shopify hält Bestelldaten für den Betrieb vor, nicht als unveränderbares 8-Jahres-Steuerarchiv nach §147 AO. Die Archivierung ist Ihre Aufgabe (mehr dazu in unserem Ratgeber zur GoBD-konformen Archivierung).
Das ist keine Kritik an Shopify — Rechnungsrecht ist national, die Plattform global. Es bedeutet aber: Mit Shopify allein ist die Pflicht nicht zu erfüllen. Sie brauchen eine Rechnungsschicht, die die Bestellung liest, deutsches Rechnungsrecht anwendet und das Dokument erzeugt und archiviert. Genau dafür wurde Rechna gebaut: Es macht aus bezahlten Shopify-Bestellungen validierte ZUGFeRD-2.x- und XRechnung-3.x-Rechnungen mit lückenloser Nummerierung und Write-once-Archiv — automatisch.
So bereiten Sie sich 2026 vor
1. Betroffenheit klären
Schätzen Sie Ihren Anteil inländischer B2B-Bestellungen und Ihren voraussichtlichen Umsatz 2026. Über 800.000 € ist Ihr Stichtag der 1. Januar 2027, sonst der 1. Januar 2028. §19-Kleinunternehmer können beim Ausstellen entspannen, sollten aber prüfen, dass der Empfang funktioniert.
2. Verkäufer-Identität vervollständigen
Sammeln Sie die Daten, die jede konforme Rechnung braucht und die Shopify nicht kennt: den juristischen Firmennamen (nicht den Shopnamen), USt-IdNr. oder Steuernummer, die vollständige Geschäftsadresse, die Handelsregisternummer und eine Kontaktperson — die XRechnung verlangt Ansprechpartnerdaten des Verkäufers.
3. Rechnungsnummern in Ordnung bringen, bevor das Archiv wächst
Führen Sie jetzt einen lückenlosen, chronologischen Nummernkreis ein. Eine Nummerierung nachträglich zu reparieren ist mühsam — wer 2026 sauber startet, hat vom ersten Tag an ein stimmiges Archiv.
4. Werkzeug wählen und umstellen, solange es freiwillig ist
Richten Sie die E-Rechnungs-Erzeugung ein, solange PDF noch erlaubt ist — damit die erste Pflicht-E-Rechnung Ihre hundertste ist, nicht Ihre erste. Prüfen Sie Dokumente gegen die offiziellen Validatoren (KoSIT für XRechnung, veraPDF für den PDF/A-3-Container): Eine Rechnung, die die Validierung nicht besteht, kann vom System des Käufers abgewiesen werden.
5. Empfang und Archivierung regeln
Bestimmen Sie ein Postfach für eingehende E-Rechnungen und archivieren Sie ein- wie ausgehende Rechnungen 8 Jahre unveränderbar (§147 AO, §14b UStG).
Häufige Fragen
Ist eine PDF-Rechnung überhaupt noch zulässig?
Für B2C: ja, unbefristet. Für inländisches B2B: nur in der Übergangszeit und mit Zustimmung des Käufers — allgemein bis Ende 2026, bis Ende 2027 bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz. Ab 2028: nein.
Fallen Auslandsverkäufe unter die Pflicht?
Nein. Die Ausstellungspflicht erfasst Umsätze, bei denen beide Parteien im Inland ansässig sind. Grenzüberschreitendes B2B (innergemeinschaftlich, Export) folgt eigenen Regeln — wobei die EU-Initiative ViDA in dieselbe strukturierte Richtung zeigt.
Was passiert, wenn ich sie ignoriere?
Eine Rechnung im falschen Format ist keine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des §14 UStG. Die praktischen Risiken liegen beim Vorsteuerabzug Ihres Käufers, bei der Ablehnung Ihrer Rechnungen durch Kundensysteme und bei Feststellungen in der Betriebsprüfung. „Der Käufer hat sich nicht beschwert" ist keine Compliance-Strategie.
Ändert die Pflicht, was auf der Rechnung stehen muss?
Die Pflichtangaben des §14 Abs. 4 UStG (Namen, Anschriften, Steuernummern, Mengen, Nettobeträge, Steuersätze und -beträge, Rechnungsnummer, Daten) bleiben gleich — die Pflicht ändert die Form: Diese Angaben müssen maschinenlesbar nach EN 16931 vorliegen.
Rechna ist Software, keine Steuerberatung. Die dargestellten Regeln sind der allgemeine Rahmen — wie sie auf Ihr Unternehmen wirken, besprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.