Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen von E-Rechnungen befreit — nicht aber vom Empfang. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes deutsche Unternehmen, auch ein Kleinunternehmen, eine strukturierte E-Rechnung annehmen können. Und eine § 19-Rechnung darf niemals Umsatzsteuer ausweisen: steht sie doch darauf, schulden Sie diese Steuer dem Finanzamt — auch wenn Sie sie nie vereinnahmt haben. Dieser Leitfaden behandelt die Grenzen nach dem Jahressteuergesetz 2024, den Pflichtinhalt einer § 19-Rechnung und die eine Shopify-Steuereinstellung, die alles unbemerkt zerlegt.
Die Grenzen haben sich 2025 geändert
Die § 19-Grenzen wurden erhöht, und ihre Logik hat sich geändert. Kleinunternehmer sind Sie, wenn:
- Ihr Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 EUR nicht überschritten hat und
- Ihr Umsatz im laufenden Jahr 100.000 EUR nicht überschreitet.
Die zweite Grenze ist die tückische. Sie ist keine Prognose mehr, die Sie im Januar aufstellen, sondern eine harte Obergrenze, die während des Jahres gilt. Sobald Ihr Umsatz 100.000 EUR übersteigt, verlassen Sie die Kleinunternehmerregelung sofort — und zwar für genau den Umsatz, der die Grenze reißt. Vorher ausgestellte Rechnungen bleiben umsatzsteuerfrei; ab diesem Umsatz weisen Sie Umsatzsteuer aus.
Für einen Shop ist das ein echtes Betriebsproblem. Es gibt keine Schonfrist und kein „ab dem nächsten Monat". Wer in der Nähe der Grenze liegt, muss den laufenden Jahresumsatz vor der nächsten Bestellung kennen, nicht zum Quartalsende.
Befreit vom Ausstellen, verpflichtet zum Empfang
Die E-Rechnungspflicht (siehe unsere Zeitleiste 2027/2028) besteht aus zwei Pflichten, und Kleinunternehmer stehen bei beiden unterschiedlich da.
Der Empfang ist seit dem 1. Januar 2025 für alle verpflichtend. Ein B2B-Lieferant darf Ihnen eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei schicken, und Sie müssen sie annehmen können. Praktisch heißt das: ein funktionierendes, überwachtes E-Mail-Postfach — mehr verlangt das Gesetz nicht. Software zum Öffnen ist rechtlich nicht erforderlich, wohl aber sinnvoll.
Beim Ausstellen sind § 19-Unternehmen befreit. § 34a UStDV erlaubt Kleinunternehmern weiterhin eine „sonstige Rechnung" — also eine normale Rechnung, auch als einfaches PDF oder auf Papier — statt einer strukturierten E-Rechnung. Diese Befreiung ist nicht durch die Termine 2027 und 2028 begrenzt, die für alle anderen gelten.
„Erlaubt" ist nicht „empfehlenswert". Ihre B2B-Kunden stellen auf automatisierte Rechnungsverarbeitung um, und ein PDF, das jemand abtippen muss, ist Reibung, die auffällt. ZUGFeRD auszustellen kostet ein Kleinunternehmen nichts zusätzlich und macht Sie zum bequemen Lieferanten.
Was auf eine § 19-Rechnung gehört — und was nicht
Alle üblichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG gelten weiter: vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, eine lückenlose Rechnungsnummer, Menge und Bezeichnung der Leistung sowie das Leistungsdatum.
Zwei Unterschiede sind entscheidend:
- Kein Steuersatz und kein Steuerbetrag. Auch nicht „0 %", auch nicht als Nullzeile — die Steuer wird einfach nicht ausgewiesen.
- Ein Hinweis, warum. Der Wortlaut ist nicht vorgeschrieben. Übliche Formulierung: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Wer das Erste falsch macht, landet bei § 14c UStG: unberechtigter Steuerausweis. Sie schulden den ausgewiesenen Betrag, unabhängig davon, ob der Kunde ihn gezahlt hat. Die Korrektur erfordert eine berichtigte Rechnung — und falls der Kunde die Vorsteuer schon gezogen hat, auch dort eine Korrektur. Das ist der teuerste Fehler, den ein Kleinunternehmen beim Selbstschreiben von Rechnungen machen kann.
Die Shopify-Einstellung, die § 19-Rechnungen zerlegt
Der folgende Konflikt begegnet uns am häufigsten, und man sollte ihn kennen, bevor er auftritt.
Die Steuereinstellungen in Shopify und Ihre Rechnungseinstellung sind zwei getrennte Schalter. Wenn Ihr Shop Umsatzsteuer berechnet, die Rechnungs-App aber auf § 19 Kleinunternehmer steht, erzeugt jede Bestellung einen Widerspruch: Shopify hat Steuer erhoben, und die Rechnung darf sie rechtlich nicht ausweisen.
Aus diesem Zustand lässt sich keine korrekte Rechnung erstellen. Die Steuer stillschweigend weglassen würde bedeuten, dass die Rechnungssummen nicht dem entsprechen, was der Kunde gezahlt hat. Sie stillschweigend ausweisen würde eine § 14c-Haftung begründen. Vertretbar ist nur: verweigern und sagen, welche Einstellung falsch ist. Genau das tut Rechna — die Rechnung wird mit einem Hinweis auf den Konflikt zurückgehalten, und es wird nichts ausgestellt, bis Sie entweder § 19 abwählen oder in Shopify keine Steuer mehr berechnen.
Zwei Wege hinaus, je nachdem, welche Einstellung stimmt:
- Sie sind wirklich Kleinunternehmer. Dann darf Shopify keine Steuer berechnen. Preise als Bruttopreise ohne Steuer pflegen und die Steuererhebung für Ihre Regionen abschalten.
- Sie haben die Kleinunternehmerregelung verlassen — durch Überschreiten einer Grenze oder freiwilligen Verzicht. Dann § 19 abwählen; ab diesem Zeitpunkt weisen Ihre Rechnungen Umsatzsteuer aus.
Beides ist in einer Minute erledigt. Vorher davon zu wissen lohnt, weil der Fehler im unpassendsten Moment auftritt: nachdem der Kunde bezahlt hat und auf die Rechnung wartet.
Bewusster Verzicht auf § 19
Die Kleinunternehmerregelung ist nicht immer die bessere Wahl. Sie können nach § 19 Abs. 3 UStG darauf verzichten und normal versteuern — das bindet Sie für fünf Kalenderjahre. Sinnvoll ist das, wenn Sie überwiegend B2B verkaufen (Ihre Kunden ziehen die Vorsteuer ohnehin, Ihre Preise ändern sich für sie also praktisch nicht) oder wenn Sie hohe Vorsteuer geltend machen wollen: Warenlager, Ausstattung, Ladenbau. Als Kleinunternehmer können Sie überhaupt keine Vorsteuer abziehen.
Verkauf an Verbraucher mit knappen Margen spricht meist für das Gegenteil: keine Umsatzsteuer auf Ihre Preise ist ein echter Wettbewerbsvorteil.
Der Grenzübertritt in der Praxis
Beim Übergang wird die Buchhaltung unordentlich. Eine Checkliste, die das verhindert:
- Den laufenden Umsatz beobachten, nicht den Kalender. Die 100.000-EUR-Grenze greift mitten im Umsatz.
- Die Rechnungseinstellung am selben Tag ändern. Der § 19-Hinweis muss ab der ersten besteuerten Rechnung verschwinden, die Steueraufschlüsselung erscheinen.
- Alte Rechnungen nicht neu ausstellen. Sie waren im Ausstellungszeitpunkt richtig. Eine ausgestellte Rechnung ist ein Buchungsbeleg; sie wird per Storno oder Gutschrift korrigiert, niemals bearbeitet (siehe Rechnung korrigieren).
- Den Nummernkreis beibehalten. Das Verlassen der Kleinunternehmerregelung beginnt keine neue Serie; dieselbe lückenlose Folge läuft weiter.
- Vorher mit dem Steuerberater sprechen, nicht nachher. Die Fünfjahresbindung beim freiwilligen Verzicht ist schwer rückgängig zu machen.
Kurzfassung
Ein Kleinunternehmen darf unbefristet weiter normale Rechnungen ausstellen, muss seit Januar 2025 strukturierte E-Rechnungen empfangen können und darf auf seinen Rechnungen überhaupt keine Umsatzsteuer zeigen — der Hinweis ersetzt die Steuer, er begleitet sie nicht. Die zu beobachtende Grenze sind 100.000 EUR im laufenden Jahr, und sie gilt ab dem Moment des Überschreitens. Berechnet Ihr Shop Steuer, während die Rechnungsstellung auf § 19 steht, existiert keine korrekte Rechnung: Einstellung korrigieren, dann neu ausstellen.
Dies ist eine Zusammenfassung in einfacher Sprache, keine Steuerberatung. Grenzen und Formulierungen gehören zu Ihrem Steuerberater — der Ihnen auch sagt, ob ein Verzicht auf § 19 in Ihrem Fall lohnt.